店舗が増えたときのGoogleビジネスプロフィール。ログイン共有をやめる設計

2店舗目を出したとき、たいてい起きるのがこれです。1店舗目で作ったGoogleアカウントのIDとパスワードを、店長に共有する。

動きはしますが、Google自身がやめるよう書いています。

現在、アカウントのユーザー名とパスワードを他のユーザーと共有している場合は、より安全に共同作業を行うため、ビジネス拠点グループへの移行をおすすめします。

店舗が増える見込みがあるなら、ここは早いうちに設計しておくほうが安く済みます。

ビジネス拠点グループは「共有フォルダ」

公式ヘルプの説明がそのままです。

ビジネス拠点グループはプロフィールの共有フォルダのようなものだとお考えください。

Googleアカウントで管理する場合との違いが表で整理されています。

	Googleアカウント	ビジネス拠点グループ
用途	自分一人で管理する場合	複数のユーザーで一連のビジネスを管理したい場合
アクセス	自分だけ	管理者もオーナーも、グループ内でプロフィールを作成・編集・削除できる

ログイン情報を配るのではなく、人をグループに招く。 これが設計の骨格です。辞めた店長のアクセスを切るときも、パスワードを変えて全員に配り直す必要がなくなります。

制作会社に作ってもらったプロフィールを引き取る場合の手順はGoogleビジネスプロフィールの権限を制作会社から引き継ぐにまとめています。

先に作る。後からだと移管の手間が増える

ヘルプには、始める順番についての記述があります。

ビジネス プロフィールのご利用が初めてで、複数のビジネスを管理する必要がある場合は、ビジネス拠点グループを作成し、そのグループを使用してプロフィールの追加、確認、管理を行うことをおすすめします。後でそのグループへのアクセス権を共有することになった場合に、時間と労力を節約できます。

すでに個別に作ってしまっている場合も移管はできます。ビジネスプロフィールマネージャーで対象を選び、［操作］→［ビジネスの移管］から移管先のグループを選びます。ただし移管できるのは、自分がオーナーまたは管理者のグループだけです。

グループの作成自体は短い手順です。プロフィールが2つ以上あると、マネージャーの右上に［グループを作成］が出ます。

人を足すと、これから増える店舗にも効く

ここは運用で事故が起きやすい部分です。

別のユーザー（同僚や代理店の従業員など）をビジネス拠点グループの管理者またはオーナーとして追加すると、そのユーザーはグループ内の既存のプロフィールと今後追加されるプロフィールすべてにアクセスできるようになります。

「今後追加されるプロフィールすべて」が要点です。1店舗だけ任せたい相手をグループに入れると、来年出す店も自動的に見えます。1拠点だけなら、グループではなくそのプロフィール個別にオーナー・管理者を追加するほうが合います。グループ内で個別に追加することもできると書かれています。

役割の違いも整理されています。

できること	グループのオーナー	グループの管理者
オーナー・管理者の追加、削除	○	×
グループの削除	○	×
オーナー権限の譲渡	○	×
グループ内のプロフィールの追加・編集・削除	○	○

オーナーは複数置けますが、メインのオーナーは1人だけです。メインのオーナーが自分をグループから抜けるには、先に他のユーザーへオーナー権限を譲渡する必要があります。担当者が辞める前に譲渡しておく、という手順を社内の引き継ぎに入れてください。

なお、Googleグループ（メーリングリスト）をオーナーや管理者として追加することはできないと明記されています。「店舗共通のグループアドレスを入れておけば安心」という設計は採れません。

グループは1ブランドに1つ

分け方の指針も出ています。

作成するビジネス拠点グループは、ビジネスやブランドごとに 1 つに留めることをおすすめします。

複数に分けた場合の損得が表になっています。1つにまとめると、すべてのプロフィールを1つのダッシュボードで確認でき、1つのスプレッドシートで管理できます。反面、グループ内のすべてを他のオーナー・管理者も見られます。

分けると、見える範囲は各グループ内に限定されますが、スプレッドシートの読み込みがグループごとに必要になり、1つの画面で全店を見渡せなくなります。

1 つのスプレッドシートを複数のビジネス拠点グループにインポートしたり、複数のビジネス拠点グループからプロフィール情報をダウンロードして 1 つのスプレッドシートにまとめたりすることはできません。

ブランドや担当部署が本当に分かれているときだけ分ける。「店舗ごとに分ける」は管理が増えるだけになります。パフォーマンスの一括ダウンロードの手順はパフォーマンスの見方に書きました。

10件以上なら一括確認。条件は細かい

同じビジネスのプロフィールが増えてきたら、一括でのオーナー確認（チェーン）という選択肢が出てきます。条件が具体的に列挙されています。

• スプレッドシートに、同じビジネスのプロフィールが10件以上含まれていること
• 1つのアカウントに複数のビジネス情報がある代理店は、一括確認を行うことができない
• 重複・停止中・無効になったプロフィールは、最低10件にカウントされない
• 管理しているすべてのプロフィールがスプレッドシートに含まれていること
• 非店舗型ビジネスではないこと

手順はマネージャーの左側［オーナー確認］→［チェーン］→［開始］です。［オーナー確認］タブが出ない場合は、対象プロフィールが足りていない可能性があると書かれています。

見落としやすい注意もあります。

重要: スプレッドシートをアップロードしても、確認のリクエストは送信されません。

アップロードと申請は別の操作です。さらに「チェーンの規模がアカウントのプロフィール数と異なる場合は、証拠書類の提出を求められることがあります」ともされています。

そして一括確認は、取ったら終わりではありません。

Google マップのデータソースを正確な状態に保つために、プロフィールが適切に管理されていないアカウントについては、オーナー確認を解除する場合があります。

放置すると解除されうるということです。店舗ごとの口コミに気づく体制は口コミ通知の設定に、多店舗の予約リンクの注意点は予約リンクの設定にまとめています。

まとめ

• ログイン情報の共有はやめる。Googleがビジネス拠点グループへの移行をすすめている
• グループは「プロフィールの共有フォルダ」。人を招く形にする
• 最初からグループで作るほうが、後の移管の手間が減る
• グループに人を足すと、今後追加する店舗にも権限が及ぶ。1拠点だけなら個別に追加する
• メインのオーナーは1人。抜ける前に譲渡する。Googleグループは指定できない
• グループはブランドごとに1つ。分けると全店を1画面で見られなくなる
• 一括確認は10件以上、代理店は対象外、アップロードと申請は別操作。放置すると解除されうる

店舗が増えてからでは、権限を解きほぐす作業が発生します。2店舗目の時点で形を決めてください。

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